Gestion des réunions & procès-verbaux

● Module actif

🤝 Réunions & PV

Organisation, suivi et archivage des réunions de POTTAL TIMBO, avec gestion des participants, ordres du jour, décisions, tâches, procès-verbaux et documents associés.

➕

Nouvelle réunion

Programmer une réunion avec sa date, son heure, son lieu, son objet et les informations nécessaires.

🏷️

Type de réunion

Identifier les réunions du bureau exécutif, commissions, groupes techniques ou autres structures autorisées.

📅

Calendrier des réunions

Consulter les réunions programmées, les réunions à venir et les réunions déjà tenues.

📝

Ordre du jour

Préparer les différents points qui doivent être examinés pendant chaque réunion.

👥

Participants & présences

Enregistrer les participants ainsi que les présences, absences et informations utiles liées à la réunion.

👤

Responsables

Identifier les responsables de la réunion, les animateurs et les personnes chargées du suivi des décisions.

⚖️

Décisions

Enregistrer clairement les décisions prises au cours de chaque réunion.

✅

Tâches & suivi

Transformer les décisions en tâches, désigner les responsables et suivre leur état d'avancement.

📄

Procès-verbaux

Préparer et conserver les procès-verbaux et comptes rendus officiels des réunions.

📎

Documents associés

Rattacher les rapports, convocations, listes de présence et autres documents nécessaires.

🔔

Rappels & échéances

Préparer le futur suivi des échéances et rappels liés aux réunions et aux décisions à exécuter.

🗄️

Historique des réunions

Conserver les anciennes réunions, leurs décisions, procès-verbaux, tâches et documents associés.

🔄 Cycle de gestion d'une réunion

Chaque réunion pourra être suivie depuis sa programmation jusqu'à l'exécution des décisions et son archivage institutionnel.

1
Programmation Date, heure, lieu et objet de la réunion.
2
Ordre du jour Préparation des sujets à examiner.
3
Participants Identification des personnes concernées.
4
Présences Enregistrement des présences et absences.
5
Discussions Examen des différents points inscrits.
6
Décisions Enregistrement des décisions prises.
7
Tâches Attribution des actions et responsabilités.
8
Procès-verbal Préparation du document de réunion.
9
Suivi Contrôle de l'exécution des décisions.
10
Archivage Conservation permanente de l'historique.

📄 Traçabilité des décisions

Les décisions prises au cours d'une réunion pourront être rattachées au procès-verbal correspondant et, ultérieurement, aux actions ou projets concernés.

🗄️ Mémoire institutionnelle

Les anciennes réunions ne seront pas supprimées. Elles resteront disponibles dans l'historique avec leurs participants, décisions, procès-verbaux et documents associés.