Gestion des assemblées

● Module actif

📋 Assemblées

Organisation, suivi et conservation de l'historique des assemblées de POTTAL TIMBO, depuis leur programmation jusqu'à l'enregistrement des décisions et documents officiels.

➕

Nouvelle assemblée

Programmer une nouvelle assemblée avec sa date, son lieu, son type et les informations nécessaires.

🏛️

Type d'assemblée

Identifier la nature de l'assemblée : ordinaire, extraordinaire ou autre catégorie officiellement autorisée.

📝

Ordre du jour

Préparer et conserver les différents points inscrits à l'ordre du jour.

👥

Participants

Suivre les membres convoqués, présents, absents ou représentés selon les règles applicables.

✅

Présences

Enregistrer la feuille de présence et suivre la participation des membres.

⚖️

Décisions

Enregistrer les décisions officiellement prises au cours de chaque assemblée.

📜

Résolutions

Conserver les résolutions adoptées et leur statut de mise en œuvre.

🗳️

Votes & délibérations

Enregistrer les résultats des votes ou délibérations lorsqu'une décision le nécessite.

📄

Procès-verbaux

Préparer et conserver les procès-verbaux associés aux assemblées.

📎

Documents associés

Relier convocations, rapports, listes de présence et autres documents à chaque assemblée.

📌

Suivi des décisions

Suivre l'exécution des décisions et résolutions adoptées par l'assemblée.

🗄️

Historique

Retrouver les anciennes assemblées, leurs décisions et leurs documents.

🔄 Cycle d'une assemblée POTTAL TIMBO

Chaque assemblée pourra être suivie depuis sa préparation jusqu'à son archivage institutionnel.

1
Programmation Création et planification de l'assemblée.
2
Convocation Préparation de la convocation des participants.
3
Ordre du jour Définition des points à examiner.
4
Présences Enregistrement des participants.
5
Délibérations Examen et discussion des différents points.
6
Décisions Enregistrement des décisions adoptées.
7
Procès-verbal Conservation du compte rendu officiel.
8
Suivi Contrôle de l'exécution des décisions.
9
Archivage Conservation permanente de l'assemblée.

📋 Traçabilité

Chaque assemblée conservera ses informations, participants, décisions et documents afin de constituer un historique institutionnel fiable.

✅ Suivi des décisions

Une décision adoptée pourra être suivie jusqu'à son exécution, sans perdre le lien avec l'assemblée qui l'a adoptée.

📎 Documents officiels

Les convocations, listes de présence, rapports et procès-verbaux pourront être associés à l'assemblée concernée lors de la connexion à la base de données.